Об актуальности проекта
Одним из традиционных видов связи, использующимся в государственных органах РФ, является факсимильная связь. Этот вид телекоммуникации не потерял своей актуальности в наши дни. Новейшие факс-системы используют современные технологии, предлагают новый уровень комфорта пользования и оригинальные функциональные возможности. Именно такую систему для связи с внешними организациями было решено установить в Департаменте имущественных отношений Тюменской области РФ. Для удобства и оперативности управления система, внедренная компанией «ПингВин Софтвер» в Тюменской области, была организована с помощью  web-приложения AvantFAX.

Назначение проекта
Система управления факс-машинами предназначена для повышения качества и оперативности производственных коммуникаций организации заказчика. Основным назначением системы является автоматизация обмена факсимильными сообщениями с внешними абонентами и организация в указанной части безбумажного документооборота.

Ключевые требования к решению
Построение системы управления факсами предполагалось на базе единого программно-аппаратного комплекса, функционирующего на территории заказчика. К решению были предъявлены требования по  уменьшению времени передачи и поиска в архиве факсимильных сообщений по сравнению с показателями традиционной факс-системы, оперирующей бумажными носителями. В части экономических требований было отмечено, что решение должно обеспечить значительное снижение затрат материальных ресурсов на организацию и обеспечение факсимильной связи в организации клиента.
Необходимым условием к внедрению системы послужило требование по интеграции с телефонной инфраструктурой заказчика, организованной на базе программно-аппаратного комплекса Cisco, и серверной инфраструктурой, развёрнутой в рамках системы виртуализации на базе VMware.

Решение
Система обработки факсимильных сообщений обеспечивает регулярные приём и отправление факсов, а также формирование электронного архива циркулирующих в системе документов. Работа с факс-машиной осуществляется без применения специального программного обеспечения, посредством web-браузера. Факс-машина позволяет отправлять документы в форматах PDF и PostScript, а также простые текстовые файлы и графические файлы формата TIFF. Решение построено с помощью  web-приложения AvantFAX.

Внедренная система представляет собой комплекс из трех основных компонентов:

1. Подсистемы приёма и передачи сообщений. Реализует непосредственно приём и передачу готовых факсимильных сообщений по каналам связи.
2. Подсистемы обработки сообщений. Транслирует информацию, предоставляемую пользователями, в формат, предназначенный для передачи по каналам связи в виде факсимильного сообщения. Транслирует полученное факсимильное сообщение в формат электронного документа, далее передает его в подсистему хранения сообщений и направляет уведомление получателю по электронной почте.
3. Подсистемы хранения сообщений. Обеспечивает структурированное хранение полученных и отправленных факсимильных сообщений в формате электронного документа.

Основной функционал решения включает следующие ключевые функции:

•    Просмотр входящих факсов и работа с архивом документов
•    Подготовка и отправка факсов
•    Работа с контактами
•    Формирование рассылок
•    Управление разграничением прав доступа

Рисунок 1. Функциональная схема комплекса

В рамках проекта был произведен анализ возможностей реализации требуемого функционала на ПО AvantFax, выполнены работы по настройке и тестированию виртуальной машины в офисе клиента.  Специалисты «ПингВин Софтвер» выполнили настройки по интеграции AvantFax со смежными системами аппаратно-программного комплекса и протестировали работу системы обработки факс-сообщений.

В процессе доработки программного обеспечения решения под требования заказчика были дополнительно произведены следующие работы:

• выполнена полная русификация web-интерфейса системы;
• создан специальный блок перехвата и перевода статусов факсов для отображения в интерфейсе;
• настроены шаблоны оповещения о действиях с факсами;
• доработан механизм приема и обработки факсов в части оповещений ответственных сотрудников по электронной почте о факте поступления нового факса с указанием ссылки на данный факс и копирования полученных факсов на сетевой ресурс.

Рисунок 2. Форма отправки сообщения

Результаты проекта
В результате внедрения системы управления факсами были улучшены значения основных показателей работы факс-системы:

• сокращено время получения факсимильного сообщения адресатом за счет ускорения формирования очереди отправляемых факсимильных сообщений, что дает экономию времени порядка 50%;  
• уменьшено количество «потерянных», т.е.  не дошедших до адресата факсимильных сообщений за  счет возможности контроля процесса их отправки, а также автоматизации повторных попыток отправления сообщений при неудачных дозвонах;
• значительно снижено время поиска необходимых факсимильных сообщений, хранящихся в электронном архиве в противовес бумажному. Учитывая, что работники, связанные с делопроизводством, тратят около 30% своего рабочего времени на поиск документов, а около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, экономия времени и значительное снижение риска потери документов при использовании решения очевидны.

Сокращение затрат материальных ресурсов на организацию факсимильной связи обеспечено за счет принципиально новой, по сравнению с прежней, организацией системы управления факсами. В результате решение позволяет не только исключить бумажные носители из процедур деловой переписки, что значительно упрощает процесс обмена информацией по данному каналу связи, а также уменьшает загруженность офисного персонала, но и способствует созданию современного электронного архива для накопления документов, образующихся в ходе деловой переписки. Решение также является эффективным инструментом для повышения показателей полноты передаваемой информации. Низкая стоимость внедрения и владения решением обеспечена за счет использования свободного программного обеспечения, что также позволяет говорить о значительной экономии средств на развитие ИТ-инфраструктуры заказчика.

Внедренная система является не только эффективным, но и комфортным инструментом. Применение web-приложения позволяет пользователям системы, помимо специальных средств управления системы (меню, кнопки и т. п.), использовать привычный и удобный функционал предпочитаемого браузера. «Например, можно кликнуть по ссылке правой кнопкой мыши и с помощью контекстного меню открыть ссылку на новой вкладке или вернуться к предыдущей странице, нажав в браузере хорошо знакомую стрелку «влево-назад».

Отзыв о проекте
«Благодарим коллектив ООО "ПингВин Софтвер" за участие в реализации проекта по внедрению системы управления факсами в Департаменте имущественных отношений Тюменской области. Хотелось бы отметить высокую квалификацию сотрудников компании, позитивный настрой и стремление выполнить все работы на высоком профессиональном уровне и в сжатые сроки. Мы можем рекомендовать компанию "ПингВин Софтвер" как надежного партнера, обладающего компетентностью, гибкостью и высокой степенью ответственности перед заказчиком.

Генеральный директор  ЗАО "Ай Эс  Джи" Гнездилов А.Н.

О клиенте
Департамент имущественных отношений Тюменской области РФ создан в целях обеспечения эффективной деятельности правительства и органов исполнительной власти Тюменской области в сфере управления имуществом и земельными ресурсами Тюменской области.

 
Рисунок 3. Департамент имущественных отношений Тюменской области РФ

Направления деятельности департамента имущественных отношений Тюменской области:

• Управление и распоряжение земельными ресурсами области;
• Приватизация государственной собственности;
• Учет государственного имущества области;
• Проведение конкурсов и аукционов;
• Оценочная деятельность и аудит.